Tributación en el IRPF del empleado de la compensación por gastos

Tributación en el IRPF del empleado de la compensación por gastos de desplazamiento, manutención y pernocta

Conceptos y cantidades exentas de tributación

(Artículo 9 RD 439/2007, RIRPF)

Cuando un empleado se desplaza fuera de su centro de trabajo para realizar su trabajo en lugar distinto, están exentos de gravamen en su IRPF los importes que perciba de la empresa por los siguientes conceptos:

1. En compensación del gasto producido por el desplazamiento:
   • El importe justificado por la factura o documento equivalente cuando utilice medios de transporte públicos
   • El importe que no exceda de 0,19€ por cada kilómetro recorrido en su vehículo, más el importe de los gastos por peajes y aparcamientos justificados con facturas o documentos equivalentes.
2. En compensación del gasto producido por su manutención en restaurantes u otros establecimientos de hostelería en municipio distinto del de trabajo habitual y del de residencia, en un período de tiempo que no supere los nueve meses:[1]
   • Si no ha tenido que pernoctar:
     • El importe que no exceda de 26,67€ por día, si corresponde a desplazamientos dentro del territorio español
     • El importe que no exceda de 48,08€ por día, si corresponde a desplazamientos en el extranjero
   • Si ha tenido que pernoctar:
     • El importe que no exceda de 53,34€ por día, si corresponde a desplazamientos dentro del territorio español
     • El importe que no exceda de 91,35€ por día, si corresponde a desplazamientos en el extranjero

3. En compensación del gasto producido por su pernocta en municipio distinto del de trabajo habitual y del de residencia:
   • En general, el importe justificado por la factura del hotel o establecimiento similar
   • Los conductores de vehículos de transporte de mercancías por carretera, sin necesidad de justificación documental:
     • 15,00€ por día, en desplazamientos dentro del territorio español
     • 25,00€ por día, en desplazamientos en el extranjero

El régimen previsto en los apartados anteriores es también aplicable a las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que perciban los empleados contratados específicamente para prestar sus servicios en empresas con centros de trabajo móviles o itinerantes, siempre que las asignaciones correspondan a desplazamientos a municipios distintos del que constituya la residencia habitual del empleado.

Las empresas que se dedican a la construcción y contratan trabajadores para una obra determinada, en opinión de la dirección general de tributos, la obra es su centro de trabajo. Por tanto, las remuneraciones a estos empleados por desplazamientos a la obra están gravadas por el I.R.P.F. sin excepción. A la contra, a los trabajadores en plantilla o que, estando contratados para una determinada obra, se les desplaza a otra diferente, las dietas que se les satisfaga por ello sí estarán exentas en las condiciones generales antes expuestas.

Los empleados que obtienen rendimientos del trabajo derivados de relaciones laborales especiales de carácter dependiente e incurren en gastos de locomoción y manutención no resarcidos específicamente por la empresa (los representantes de comercio, p.e.), pueden minorar sus ingresos en el importe resultante de aplicar las cantidades exentas comentadas.

Las remuneraciones por los conceptos comentados de gastos por desplazamientos, manutención y estancias, comúnmente, e incluso en la ley del impuesto sobre la renta de las personas físicas, denominadas dietas, se rigen, a efectos tributarios, exclusivamente por lo indicado en la citada ley y en su reglamento, sin que tenga intervención alguna en ello otras regulaciones, como puede ser la laboral, cuyos criterios y definiciones no tienen por qué ser coincidentes.

Obligaciones de aportación de prueba

(STS de 29/01/2020 y RTEAC de 06/11/2011)

La empresa tiene la obligación de acreditar ante la Agencia Tributaria los motivos, las fechas y los lugares de destino de los desplazamientos.

El trabajador está obligado a cumplimentar su declaración de la renta de acuerdo con el contenido del certificado recibido de la empresa y, en caso de solicitud por parte de la Agencia Tributaria, a aportar exclusivamente justificantes de los gastos por transportes públicos, aparcamientos y alojamientos que la empresa le haya abonado.

Si la empresa no aporta los justificantes solicitados por la Agencia Tributaria para acreditar la exención de los pagos efectuados, la administración exigirá, a la empresa las retenciones dejadas de practicar, y al trabajador la diferencia entre lo que aumente la cuota íntegra de su I.R.P.F. a consecuencia de la regularización, y el importe de las retenciones aplicables, si es el caso.

Los empleados que obtienen rendimientos del trabajo derivados de relaciones laborales especiales de carácter dependiente e incurren en gastos de locomoción y manutención no resarcidos específicamente por la empresa deben de poder justificar la realidad de sus desplazamientos a requerimiento de la Agencia Tributaria.

[1] Personal de vuelo de compañías aéreas, 36,06€ diarios en desplazamientos en el territorio español, y 66,11€ en desplazamientos en el extranjero