INTELIGENCIA ARTIFICIAL EN LOS EQUIPOS DE COMPRAS: LA DIFERENCIA ENTRE REACCIONAR Y ANTICIPARSE

AERCE, Asociación española de profesionales de compras, contratación y aprovisionamientos, comparte un artículo escrito por nuestro compañero Rodrigo López Crespo, asociado principal del departamento de Derecho Digital de EJASO.

Lee el artículo en la web de AERCE.

Inteligencia Artificial en los equipos de compras: la diferencia entre reaccionar y anticiparse.

El papel de los equipos de Compras ha ido evolucionando desde una labor de elección de proveedores o gestión de inventarios, a algo mucho más complejo e importante dentro de las empresas. Y es que, en el contexto actual, se les exige más. La presión regulatoria, los riesgos en la cadena de suministro, la reducción de costes o la sostenibilidad han convertido esta función en un área estratégica. En este escenario, la inteligencia artificial (IA) no es sólo una herramienta de apoyo, sino que es un factor clave para tomar decisiones con información precisa en tiempo real.

La IA ha dejado de ser una promesa para convertirse en una realidad, con un impacto que va mucho más allá de la automatización de tareas o la búsqueda de información. No se trata únicamente de ganar velocidad, sino de mejorar la capacidad de análisis, anticipar problemas y optimizar la toma de decisiones

El impulso de la IA: de la simple automatización a la automatización inteligente

Hasta ahora, la digitalización en el ámbito de las compras había servido para reducir tareas manuales como la gestión documental, el control de proveedores o la supervisión de procesos internos. Con la irrupción de la IA el enfoque ha cambiado. Gracias a este tipo de tecnología, se pueden analizar grandes volúmenes de datos en tiempo real y detectar patrones que ayuden a mejorar la planificación y la eficiencia operativa.

Y es que, en lugar de limitarse a ejecutar órdenes de compra o gestionar facturas, la IA permite optimizar la relación con los proveedores, detectar desviaciones en los tiempos de entrega o anticipar variaciones de costes antes de que tengan un impacto negativo. Su integración en la operativa diaria de las empresas facilita la toma de decisiones informadas, aportando valor sin alterar la estructura ni la dinámica de los equipos de Compras.

Gestión del riesgo: identificar el problema antes de que lo sea

Los riesgos en la cadena de suministro no siempre se presentan de forma evidente. La IA, entre otras cosas, permite a los equipos de Compras anticiparse a posibles disrupciones, identificar patrones que podrían pasar desapercibidos o mejorar la capacidad de respuesta ante imprevistos. Asimismo, existe la posibilidad de crear entornos de pruebas donde se le propongan a la IA distintas situaciones –tanto positivas, como negativas– y, gracias a la tecnología, tener previstos los desenlaces con antelación a que puedan hipotéticamente surgir en la realidad.

En este sentido, hay que mencionar que la clave no está en actuar de manera reactiva cuando el problema ya ha surgido o cuando se ha identificado, sino en tener las herramientas necesarias para evaluar distintos escenarios y poder anticiparse a dichos problemas antes de que ni siquiera se produzcan.

Sin embargo, la tecnología por sí sola no elimina el riesgo, ni debe tomar las decisiones finales sin supervisión. Hay que saber implementarla en las compañías y, para ello, se hace imprescindible el formar a los empleados en su uso y análisis de los resultados obtenidos. Y es que la forma en que se implemente y se gestione determinará su impacto real en la organización. Además, contar con criterios claros sobre cómo interpretar la información generada por la IA y combinarla con la experiencia de los equipos, sigue siendo esencial para asegurar que las decisiones sean no sólo eficientes, sino también alineadas con la estrategia y los valores de la empresa.

No podemos olvidar que la experiencia adquirida de los trabajadores sigue siendo clave en la toma de decisiones estratégicas, ya que, sin ella, ni sin la supervisión humana de la tecnología, se podrían tomar decisiones erróneas que pueden suponer cualquier ventaja competitiva.

IA y cumplimiento normativo: de la eficiencia a la responsabilidad

A medida que la IA gana protagonismo en los procesos de compra, las empresas deben considerar no sólo su impacto operativo, sino también sus implicaciones normativas. Desde la gestión de datos hasta la selección automatizada de proveedores, la regulación empieza a definir nuevos límites y requisitos para el uso de estas tecnologías.

El Reglamento Europeo de IA establece una clasificación de los sistemas en función del nivel de riesgo. Mientras que algunos usos de la IA están directamente prohibidos por considerarse de riesgo inaceptable, los sistemas de alto riesgo —aquellos con mayor impacto en derechos fundamentales o seguridad— deben cumplir con la mayor parte de requisitos y obligaciones del Reglamento. Por otro lado, también se distinguen los sistemas de riesgo limitado, los cuales, si bien encuentran obligaciones en el texto europeo, no son el foco de este. Por último, los sistemas de riesgo mínimo o inexistente no presentan peligro para la salud, la seguridad o los Derechos Fundamentales, por lo que no se establecen exigencias técnicas a estos.

Sin embargo, el cumplimiento normativo no depende únicamente de los sistemas que se utilicen, sino también de cómo se usen. Un sistema permitido por el Reglamento, como un modelo de IA generativa aplicado en Compras, puede convertirse en un problema si se emplea para prácticas prohibidas. Un ejemplo de esto podría ser el uso de una IA que esté programada para realizar publicidad selectiva a ciertos clientes, y que alguien la utilice para influir en la toma de decisiones de personas vulnerables (ya sea por su edad, salud, situación económica etc.) de manera que acaben contratando cosas que de otra manera no hubiesen contratado y les pueda causar un perjuicio.

Por ello, las empresas deben adoptar políticas claras que regulen el uso de la IA en su organización, asegurando que los equipos de Compras comprendan qué usos están permitidos y cuáles pueden derivar en incumplimientos. La clave no está en conocer los requisitos técnicos —pues los equipos de Compras no desarrollan ni implementan estos sistemas— sino en garantizar que su aplicación sea conforme a la normativa.

Viendo la importancia que la formación tiene en materia de uso o desarrollo de sistemas de IA, el Reglamento de IA introduce el concepto de alfabetización en materia de IA. A consecuencia de éste, exige que tanto la alta dirección, como los equipos que interactúan con estas herramientas, estén formados en los riesgos y límites, tanto técnicos como normativos, del uso de estos sistemas. Esto implica que los equipos de Compras y la dirección de la empresa deben coordinarse para evitar usos indebidos de la IA, asegurando que las decisiones automatizadas sean transparentes, explicables y alineadas con la regulación vigente.

En conclusión, la IA ya está transformando la forma en que los equipos de Compras trabajan, pero su implementación debe ir más allá de la tecnología. No se trata de adoptar las herramientas más nuevas del mercado, sino de saber integrarlas y usarlas en una estrategia que combine el conocimiento de los profesionales, con la capacidad analítica de los sistemas inteligentes.

Las organizaciones que lo hagan bien optimizarán sus procesos, y las que no, se habrán gastado el dinero sin obtener el rédito deseado de la tecnología contratada. Además, en un contexto donde cada decisión puede impactar en la rentabilidad, la sostenibilidad y la reputación de la empresa, la diferencia entre reaccionar a tiempo, anticiparse, o cometer un error, es más crítica que nunca. Y la IA es el factor que puede marcar esa diferencia, tanto para bien, como para mal.