Sociedades mercantiles "fantasma" ¿Qué obligaciones conllevan las sociedades inactivas?

En numerosas ocasiones, las sociedades mercantiles por diferentes motivos deciden paralizar su actividad, lo que conlleva que la sociedad (a la que también se le denomina como “sociedad fantasma”) quede en una situación de “standby” a la espera de su reactivación o a la espera de que se proceda a la disolución, liquidación y extinción de la misma. Cabe destacar, que en la mayoría de los casos los empresarios llevan a cabo estas prácticas para evitar incurrir en los trámites y gastos que ello les supondría proceder con la disolución, liquidación y extinción de tales sociedades mercantiles. En la actualidad, la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19 ha provocado que aumente considerablemente el número de sociedades inactivas.

Ahora bien, en ciertos casos el órgano de administración o los propios socios/accionistas no son conscientes de las obligaciones tributarias/mercantiles ligadas a estas sociedades inactivas o fantasmas.

Entre otras, las obligaciones más destacables son las siguientes:

• Presentación del Impuesto sobre Sociedades.
• Llevanza de la contabilidad.
• Legalización de los libros contables y societarios.
• Formulación, aprobación y depósito de las Cuentas Anuales ante el Registro Mercantil.

Hasta la fecha y pese a que la vigente Ley de Sociedades de Capital (artículo 283 LSC) ya preveía sanciones por el incumplimiento del deber de depósito de Cuentas Anuales ante el Registro Mercantil, en la práctica no se estaban aplicando la imposición de tales sanciones.

Sin embargo, el pasado 30 de enero de 2021, se publicó en el BOE el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, con el que se pretende impulsar la sanción para aquellas sociedades que incumplan la obligación del depósito de las Cuentas Anuales. Según lo establecido en el citado Real Decreto, se podrá encomendar a los registradores mercantiles del domicilio de la sociedad incumplidora, la gestión y propuesta de decisión sobre aquellos expedientes sancionadores por incumplimiento del deber de depósito de cuentas, es decir, los registradores mercantiles gozarán de un mayor protagonismo.

En virtud de lo anterior, los criterios para determinar el importe de las sanciones por el incumplimiento del deber de depósito de cuentas son las que se enumeran a continuación:

• La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento

• En caso de no aportar la declaración tributaria citada en la letra anterior, la sanción se establecerá en el 2 por ciento del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.

• En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2 por ciento del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento.

De conformidad con lo establecido en artículo 283.4 LSC, las infracciones por la falta de depósito de las Cuentas Anuales prescribirán a los tres años.

Por tanto, la imposición de sanciones por la falta de depósito de las Cuentas Anuales no solo será aplicable a las sociedades inactivas y/o fantasmas, sino también aquellas sociedades activas que por diferentes motivos no hayan depositado las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil en plazo durante uno o varios ejercicios consecutivos.

Por otra parte, el hecho de no depositar las Cuentas Anuales en plazo (transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas) también lleva aparejada sanción, consistente en el cierre de la hoja registral, esto es, implica que la sociedad no pueda llevar a cabo la inscripción de determinados los actos en el Registro Mercantil, tales como nombramiento de administradores, otorgamiento de poderes, cambio de denominación, cambio de domicilio, etc. No obstante, existen 4 excepciones en las que sí se permite la inscripción de determinados actos en el Registro Mercantil (artículo 378 RRM), pese a que la sociedad ostente la hoja registral cerrada:

• El cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores Generales o Liquidadores
• La revocación o renuncia de poderes
• La disolución de la sociedad y el nombramiento de Liquidadores
• Los asientos ordenados por la Autoridad Judicial o Administrativa