El papel de la investigación interna, pieza clave en el éxito de los canales de denuncias

Compartimos el artículo escrito por Marta Guzám Quilón, asociada principal del departamento de Compliance de EJASO, para Expansión, acerca de “El papel de la investigación interna, pieza clave en el éxito de los canales de denuncias”.

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El papel de la investigación interna, pieza clave en el éxito de los canales de denuncias

Las investigaciones internas realizadas de manera correcta permiten garantizar el cumplimiento de los principios y valores definidos por cada organización. Una gestión deficiente puede generar desconfianza en los miembros de la organización para comunicar situaciones que sean contrarias con estos principios y valores. En este contexto, surgen diversas preguntas claves a las que daremos respuesta a lo largo del presente artículo: ¿Cómo se debe actuar tras recibir una comunicación? ¿Quién debe ser la persona encargada de la gestión de la investigación ¿Cómo garantizar el cumplimiento de los requisitos y obligaciones recogidas en la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la Ley)?

Cada vez es más común encontrar organizaciones comprometidas con el cumplimiento normativo y con una posición clara de rechazo a cualquier practica contraria a la legalidad y a su propia normativa interna. Así, aumenta el número de organizaciones que reciben comunicaciones a través del canal y por lo tanto el número de investigaciones internas.

Cuando se produzca una comunicación, es esencial definir con precisión el flujo de trabajo, garantizando, entre otros principios, la confidencialidad y el secreto de las comunicaciones, así como la correcta designación del órgano investigador. De poco sirve designar como órgano investigador a perfiles sin los conocimientos adecuados en materia de cumplimento normativo o sin la independencia y capacidades necesarias. En aquellos casos en los que la organización no cuente con un perfil que reúna estas características, se recomienda externalizar la gestión, ya sea del canal de comunicación o de una investigación concreta.

Para concluir una investigación de manera completa se debe establecer el oportuno plan de remedio que contemple las medidas correctivas necesarias. Estas acciones deben implementarse para minimizar el impacto de los incumplimientos y fortalecer los controles dentro del sistema de Compliance de la organización. Externalizar la investigación no solo garantiza imparcialidad, sino que también permite contar con una visión multidisciplinar, integrando diversas áreas del derecho involucradas en la comunicación. De este modo, la instrucción se realiza de forma adecuada, considerando las particularidades legales de cada área y reforzando la credibilidad y solidez de los resultados obtenidos.

Es importante destacar que el canal de denuncias es un elemento clave para obtener la exención de responsabilidad penal de la persona jurídica, convirtiéndose en una herramienta esencial dentro de cualquier organización. El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley puede derivar en sanciones significativas. La vulneración de las garantías de confidencialidad y anonimato, el incumplimiento del deber de secreto, la adopción de represalias o cualquier otra infracción grave puede conllevar multas de entre 600.001 y 1.000.000 euros. Además, la Autoridad Independiente puede imponer sanciones adicionales, como una amonestación pública, la prohibición de obtener subvenciones o beneficios fiscales por un plazo máximo de cuatro años, y la prohibición de contratar con el sector público durante un máximo de tres años.

Por ello, la correcta implementación y gestión de las investigaciones internas dentro de los canales de comunicaciones no solo fortalece la cultura ética y de cumplimiento de la organización, sino que también previene riesgos legales y sanciones económicas considerables.