Conservación y acceso al registro diario de jornada

La regulación del registro de jornada diaria recogida en el Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo, referida entre otros aspectos a la localización y conservación de los registros horarios.

En concreto, tal obligación viene recogida en el artículo 10 Dos del citado Real Decreto-ley, que a su vez introduce un nuevo último párrafo en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que establece:

«La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social».

Las obligaciones y consecuencias que esencialmente se desprenden de la nueva regulación en esta materia, implican:

• El deber de conservación por la empresa del registro de jornada diaria durante un período de cuatro años.
• Que es válido cualquier método de conservación, siempre que garantice la accesibilidad y fiabilidad del contenido de los datos de los registros, en el sentido de garantía de invariabilidad de los mismos.
• Que los datos de registro de jornada diaria han de poder ser accesibles y estar a disposición de los propios trabajadores interesados, de sus representantes legales, y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

De lo anterior, y atendiendo a la propia finalidad de la norma, cabe deducir que a efectos de constatación, verificación, o control de la realidad de los registros de jornada y datos contenidos, por los interesados antes indicados, se impone a la empresa la obligación de posibilitar el acceso a tales datos de registro en cualquier momento, estando a disposición de quién los pueda requerir en el propio centro de trabajo de que se trate, o ser accesibles desde dicho centro de manera inmediata, precisamente a los efectos de tratar de garantizar su invariabilidad respecto a la realidad del dato objeto de registro.

No obstante, ello no implica una obligación de entrega de copia o documentación del registro de jornada, ni a los trabajadores interesados, ni a sus representantes legales, salvo acuerdo en sentido distinto que pueda establecerse en la negociación colectiva o pacto expreso entre las partes, pero sí puede ser requerida su entrega inmediata a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en caso de actuación inspectora y visita. 

En el supuesto de que el registro de jornada se hubiera documentado en formato papel, su conservación y archivo será posible en soporte informático con escaneo de los documentos originales, y conservado con las debidas garantías.

En definitiva, la obligación de conservación conlleva igualmente la de garantía de su imposibilidad de alteración respecto de la realidad de los datos del registro de jornada, en el sentido de que el mismo se establezca como un sistema objetivo, fiable, y accesible.

El Departamento de Derecho Laboral y Empleo de EJASO ETL GLOBAL puede asesorarle en la elaboración del protocolo necesario para implementar el registro de jornada.